Før årsmøtet
Reglar om kor ofte årsmøte skal haldast, krav til innkallelse og gjennomføring av årsmøtet kjem normalt fram av foreininga sine vedtekter. Kvart medlem har éi stemme, med mindre det står noko anna i vedtektene.
Litt om årsmøtet:
- Er det øvste organet i foreininga der alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett.
- Kan ta avgjerder i eit kvart spørsmål som rører foreininga.
- Står fritt til å delegere avgjerder til andre – til dømes eit styre.
- Kan gjere om tidlegare avgjerder i underordna organ.
Vedtak på årsmøtet blir normalt bestemt ved fleirtal av dei som kjem på årsmøtet. Strengare fleirtalskrav kan gjelde ved til dømes vedtektsendring og vedtak om avslutning og sletting av foreininga.
Kva bør du gjere før årsmøtet?
Lag og foreiningar har i utgangspunktet ikkje rekneskapsplikt, og står fritt til å organisere og presentere rekneskapen slik dei ønsker. Unntaket er idrettslag, som ifølgje Norges idrettsforbund er rekneskapspliktige.
Før årsmøtet anbefaler vi at rekneskapen er oppdatert og gir eit riktig bilde på korleis økonomien og aktivitetane har vore siste år. God praksis er at styret behandlar rekneskapen før årsmøtet blir halde.
Lag og foreiningar står fritt til å velje korleis dei gjer årsmeldinga, med mindre det står noko i vedtektene. Vi anbefaler likevel at årsmeldinga inneheld informasjon om aktiviteten, økonomien og resultatet for det siste året.
Hugs å sende innkalling og saksliste til medlemmene i rimeleg tid før årsmøtet, gjerne 1 veke før, med mindre det står noko anna i vedtektene.
Under årsmøtet
Styreleiar opnar årsmøtet og ønsker velkommen.
Sørg for å telje kor mange som er til stades og om nødvendig sjekke kven som er stemmeført. Kvart medlem har ein stemme, med mindre det står noko anna i vedtektene.
Bestem gjerne på førehand kven som skal skrive protokollen. Referenten kan med fordel ha med datamaskin til møtet, slik at det blir enkelt å notere undervegs.
Protokoll frå ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør innehalde:
- namn på laget eller foreininga som har halde møte
- dato og stad for årsmøtet
- opplysning om kor mange som var til stades, eventuelt kven som deltok
- val av styre, med fullstendig oversikt over samansetninga i styret etter valet
- informasjon om sakene som har vore til behandling, og ikkje minst kva vedtak som er gjort
Viktig viss det blir valt nye styremedlemmer
Hugs å noter fødselsnummer (11 siffer) til nye styremedlemmer då dette må meldast til Brønnøysund i samordna registermelding. Det er tilstrekkeleg at meldinga blir signert av eitt av dei nye styremedlemmene, bli gjerne samd om kven som signerer slik at det ikkje blir liggande.
Til slutt anbefaler vi å alltid å registrere prokura eller signatur til ein eller fleire personar. Dette er for å unngå at heile styret må signere ved avtaleinngåingar, til dømes ved bestilling av nettbank. Den som har signaturrett har myndigheit til å inngå avtale av kva art som helst og omfang på foreiningas vegner, prokura gir berre myndigheit til det som omhandlar drifta. Vi anbefaler å tildele prokura eller signatur på rolle (til dømes kasserar) og ikkje person. På same måte som ved nye styremedlemmer blir eventuell ny prokura eller signatur registrert i samordna registermelding.
Signering av protokollen
Årsmøteprotokollen skal underskrivast av dei som er valt av årsmøtet til å skrive under. Viss protokollen ikkje kan skrivast ut ved møteslutt og signerast på staden, så avtal med dei som skal underteikne når og kvar dette skal skje.
Etter årsmøtet
Er det endringar i styret, signeringsreglar eller vedtekter, er det eit par ting de må hugse på etter årsmøtet:
- Endringane må meldast inn til Enhetsregisteret i Brønnøysund. Hugs at du må ha fødselsnummeret (11 siffer) til alle nye styremedlemmer. Desse må leggast inn i samordna registermelding i Altinn. Vi anbefaler å velje eitt styremedlem frå det nye styret til å signere på samordna registermelding.
- Dersom det er nye personar i styret som skal vere administrator i nettbanken, så må det bestillast. Det blir tilrådd å vente til etter at det nye styret er registrert i Enhetsregisteret.
- Er det andre de bør informere om nytt styre, til dømes kommunen? Viss styret er presentert på eigne nettsider må de hugse å oppdatere der.
- Ved endringar i drifta må kundeopplysningar i banken oppdaterast.
Oppdatering av kundeinformasjon
Melding til Brønnøysund etter årsmøtet
– Hugs å sende oppdaterte opplysningar fortast mogleg til Enhetsregisteret i Brønnøysund, er oppfordringa frå vårt Bedriftssenter.
Andre tema
LOfavør Forening
Er laget eller foreininga di knytte til eit LO-forbund? Då får de ekstra fordelar hos oss.
