Styreleiar opnar årsmøtet og ønsker velkommen.

Sørg for å telje kor mange som er til stades og om nødvendig sjekke kven som er stemmeført. Kvart medlem har ein stemme, med mindre det står noko anna i vedtektene.

Bestem gjerne på førehand kven som skal skrive protokollen. Referenten kan med fordel ha med datamaskin til møtet, slik at det blir enkelt å notere undervegs.  

Protokoll frå ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør innehalde:

• namn på laget eller foreininga som har halde møte
• dato og stad for årsmøtet
• opplysning om kor mange som var til stades, eventuelt kven som deltok
• val av styre, med fullstendig oversikt over samansetninga i styret etter valet
• informasjon om sakene som har vore til behandling, og ikkje minst kva vedtak som er gjort

Viktig viss det blir valt nye styremedlemmer

Hugs å noter fødselsnummer (11 siffer) til nye styremedlemmer då dette må meldast til Brønnøysund i samordna registermelding. Det er tilstrekkeleg at meldinga blir signert av eitt av dei nye styremedlemmene, bli gjerne samd om kven som signerer slik at det ikkje blir liggande. 

Til slutt anbefaler vi å alltid å registrere prokura eller signatur til ein eller fleire personar. Dette er for å unngå at heile styret må signere ved avtaleinngåingar, til dømes ved bestilling av nettbank. Den som har signaturrett har myndigheit til å inngå avtale av kva art som helst og omfang på foreiningas vegner, prokura gir berre myndigheit til det som omhandlar drifta. Vi anbefaler å tildele prokura eller signatur på rolle (til dømes kasserar) og ikkje person. På same måte som ved nye styremedlemmer blir eventuell ny prokura eller signatur registrert i samordna registermelding. 

Signering av protokollen

Årsmøteprotokollen skal underskrivast av dei som er valt av årsmøtet til å skrive under. Viss protokollen ikkje kan skrivast ut ved møteslutt og signerast på staden, så avtal med dei som skal underteikne når og kvar dette skal skje.