Dokumentasjon, skatt og økt risiko er bare noen av ulempene.
Derfor bør ikke idrettslagets økonomiske forhold knyttes til privatpersoner
Om en klubb, et lag eller en forening bruker privatpersoner til å ta hånd om økonomien gjennom egne kontoer, kan det oppstå flere uheldige situasjoner. Dette gjelder både i perioden personene er knyttet til klubben, men også i ettertid.
Her er grunnene til at alle klubber, lag og foreninger bør være bankkunder, og ha egen bankkonto hvor flere har tilgang.
Manglende oversikt og kontroll
Ifølge Frode Ressem, rådgiver for cash management i SpareBank 1, kan det å bruke private kontoer til idrettslaget skape flere utfordringer. Selv om alle involverte prøver etter beste evne å gjøre alt riktig, kan det settes spørsmålstegn ved håndteringen av felles penger. Da er det vanskelig dersom det mangler full oversikt og kontroll.
– Dokumentasjon kan bli mer krevende når kontoen er eid av en privatperson, og terskelen for å låne penger fra laget kan bli lavere fordi pengene står på en privat konto. Dersom det ikke er flere som har tilgang til kontoen, er det større risiko for uklarhet, sier Frode.
Han legger til at slike kontoer kan ha en høy saldo, og da er det privatpersonen som må skatte for dette beløpet. I tillegg kan det få konsekvenser dersom eieren av den private kontoen går ut av styret, eller faller fra.
– Når en person har en privat konto knyttet til et idrettslag, kan man ikke flytte kontoen over til nytt styre. All historikk blir borte, og det må gjøres en større jobb for å endre kontonummer på kravene som sendes ut, forteller Frode.
Det er også en risiko for at innbetalinger fortsetter å komme inn til det gamle kontonummeret, som fremdeles eies av personen som ikke lenger sitter i styret. Skulle det i tillegg oppstå situasjoner hvor penger blir borte, er det lett å mistenkeliggjøre den som er ansvarlig for kontoen.
Les mer om økonomi og administrasjon i klubber, lag og foreninger
Bli bedriftskunde!
Alle disse problemene kan enkelt unngås ved å bli bedriftskunde i banken. Da kan dere opprette en konto i nettbanken som flere medlemmer i styret har tilgang til.
– Når dere har bedriftskonto, kan dere også sette opp Vipps mot denne kontoen. Da unngår dere at det vippses til en eller flere privatpersoner med forskjellige innbetalinger. Vipps sørger da for at de gamle pengekassene blir borte, forteller Frode.
En annen fordel ved å være bedriftskunde i SpareBank 1, er nettbanken. Den gir ledelsen i foreningen eller klubben en plattform for å håndtere og administrere kontoret og tilganger til de ulike lagene.
– Dette gir god oversikt og kontroll over transaksjonene i hele foreningen, sier Frode.
Også «dobbel signatur» bidrar til å skape trygghet. Norges idrettsforbund har i tillegg satt krav om at betalinger fra en NIF-klubb skal ha dobbel signatur.
– Det vil si at to personer i organisasjonen må signere før betalingen går fra nettbanken. Dobbel signatur er en fordel fordi det er to personer som må godkjenne en utbetaling, og betalingen er dermed kontrollert og kvalitetssikret, forteller Frode.
Her kan du lese mer om hvordan man blir bedriftskunde i SpareBank 1
