Hva er en faktura?
En faktura er et dokument som lages for å kreve betaling for varer eller tjenester som er levert til en kunde. Fakturaen sendes som oftest etter at varene eller tjenestene er levert.
Hva må stå på en faktura?
En faktura fungerer som et betalingskrav fra selgeren til kjøperen, og kan også brukes som dokumentasjon på kjøpet i regnskapet. Derfor er det en del formelle krav til hva fakturaene du sender må inneholde:
- Unikt fakturanummer generert automatisk av et regnskapsprogram, eller alternativt påført maskinelt på forhåndstrykte blanketter
- Navnet på bedriften din
- Organisasjonsnummeret til bedriften din (med "MVA" bakom hvis bedriften din er registrert i Merverdiavgiftsregisteret)
- Kjøpers navn og adresse, eventuelt kjøpers organisasjonsnummer
- Datoen salget fant sted
- Tydelig beskrivelse av det kunden skal betale for, altså hvilke varer eller tjenester det er snakk om, hvor mange av hver, og hva prisen er i norske kroner per stykk inkludert moms
- Totalsummen, altså fakturabeløpet
- Når og hvor varen eller tjenesten ble levert
- Betalingsfrist
For kjøp og salg mellom større bedrifter er det heller ikke uvanlig å føre opp referanser, altså en enkeltperson hos både kjøper og selger. Da blir det for eksempel enklere for økonomiavdelingen å vite hvem som skal attestere fakturaen. Dette er imidlertid ikke et lovkrav.
Hvordan sender jeg en faktura?
En faktura kan sendes i posten, som e-post, som en EHF-faktura eller en eFaktura.
Hvis du skal fakturere en offentlig virksomhet for over 100.000 kroner ekskl.mva, vil de kreve at du sender en elektronisk faktura (EHF-faktura). Dette er ikke et PDF-dokument, men en egen standard (EHF betyr elektronisk handelsformat) hvor datafilen lages og sendes av selgerens regnskapsprogram og importeres direkte i kundens regnskapsprogram.
Feil på fakturaen?
Fakturerte du feil varer til feil pris? Glemte du å påføre en viktig referanse? Fortvil ikke, det ordner seg. Du må bare sende en kreditnota.
