Det kan være mye å tenke på første gang man ansetter noen. For det første skal man ta godt imot en ny person i bedriften, med alt det medfører av å bli kjent. Man skal også gi en innføring i bedriften og gjennomføre opplæring. Som arbeidsgiver får du også en del ansvar og regler å forholde deg til, og det er viktig at dette blir gjort på en skikkelig måte.
Det du og selskapet rapporterer av ansettelsesforhold og lønnsutbetalinger danner blant annet grunnlaget for den ansattes beregning av skatt og rettigheter i folketrygden og hos NAV.
Vi anbefaler at du setter deg godt inn i konsekvensene det er å ha ansatte i bedriften og hvilket ansvar det medfører. Du bør ta en titt innom Arbeidstilsynet og se hvilke krav som stilles til deg som arbeidsgiver. Skatteetaten har også laget en liten oppsummering for deg om rollen som arbeidsgiver. Vi anbefaler å ta kontakt med en regnskapsfører om du trenger hjelp med lønn. Det er viktig at føringen av lønn blir riktig.
Arbeidstilsynet har gode veiledninger og maler du kan benytte til for eksempel arbeidsavtalen med den ansatte.
Når du skal ansette noen må selskapet opprette et virksomhetsnummer og meldes inn i Aa-registeret (Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret). Du kan se mer om hvordan du oppretter et virksomhetsnummer her.
Selskapet kan også bli medlem i en arbeidsgiverorganisasjon slik som for eksempel NHO. Da kan det hende at dere må forholde dere til en tariffavtale fremforhandlet mellom den og fagforbundene som setter strengere krav til lønn og ansattbetingelser enn det arbeidsmiljøloven krever.
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgiften er en avgift arbeidsgiver betaler på utbetalt lønn og bidrar til å finansiere folketrygden. Avgiften beregnes ut ifra en prosent av lønnen virksomheten betaler sine ansatte, men prosentsatsen varier avhengig av hvor i landet virksomheten er. I de mest befolkningsrike stedene i Norge er avgiften på 14,1 %, men det er mange områder over hele landet som har en lavere sats. Du må derfor undersøke hva arbeidsgiveravgiften er i din kommune før du setter opp innstillingene for dette i Sparebank 1 Regnskap.
I Sparebank 1 Regnskap setter du opp innstillingene for arbeidsgiveravgift under Innstillinger - Lønn, under fanen Juridisk enhet og under fanen Virksomheter.
Les mer om arbeidsgiveravgift på Skatteetaten.
Forskuddstrekk
Når du betaler ut lønn, skal du som arbeidsgiver gjøre et forskuddstrekk av skatt på vegne av den ansatte. Dette beløpet skal du sette på en låst skattetrekkskonto, siden dette anses som den ansatte sine penger etter at du har gjennomført lønnskjøringen. Skulle selskapet få økonomiske vansker, skal derfor forskuddstrekket være låst på en konto slik at det ikke er mulig å benytte midlene fra denne kontoen. Arbeidsgiveravgift og MVA skal ikke inn denne kontoen da dette er selskapet sine penger frem til forfall på terminen.
Du kan opprette en skattetrekkskonto i nettbank bedrift under Administrasjon - Åpne konto. Har du overført et beløp til skattetrekkskontoen ved en feil, må du ta kontakt med Skatteetaten for å overføre dem tilbake. Banken kan utføre overførselen mellom skattetrekkskontoen og tilbake til driftskontoen etter bekreftelse fra Skatteetaten. Du kan søke om frigivelse av midler på skattetrekkskonto her.
Kontoer og lønn
Hvordan du setter opp bokføringskontoer for lønn kan i utgangspunktet følge standardoppsettet så lenge du ikke har en egen kontoplan for dette fra tidligere systemer.
Feriepenger
Når du ansetter noen, må du ta stilling til hvilke feriebetingelser det skal være i din bedrift. Mange bedrifter gir sine ansatte fem uker betalt ferie og har dermed en feriepengesats på 12 %. Den laveste feriepengesatsen er 10,2 % og vil gi minste lovpålagte ferie på fire uker og en dag. Les mer om ferie på Arbeidstilsynet.
Før du går i gang med lønnskjøringer i Sparebank 1 Regnskap bør du gå over og sjekke innstillingene for feriepenger. Feriepengesats og hvilket trekk som skal gjøres i lønnen til ansatte med fast månedslønn. Du setter opp innstillingene for feriepenger under Innstillinger - Lønn, under fanen Feriepenger.
Slik setter du opp trekk i fastlønn til feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden brukt)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.
Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til. Se veiledning for å betale ut feriepenger her.
Pensjonssparing og yrkesskadeforsikring
Alle bedrifter med ansatte skal tegne yrkesskadeforsikring. Denne dekker blant annet skade og sykdom hos den ansatte som skjer på arbeidsplassen. I tillegg er bedriften lovpålagt å ha pensjonssparing for sine ansatte dersom den oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:
- Minst to personer som begge jobber 75 prosent eller mer.
- Minst én arbeidstaker uten eierinteresse i bedriften som jobber 75 prosent eller mer.
- Personer i bedriften som har fylt 20 år og som hver jobber mer enn 20 prosent, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk. Dette gjelder også vikarer.
Her kan du bestille yrkesskadeforsikring og innskuddspensjon fra Sparebank 1.
Se mer om yrkesskadeforsikring på Arbeidstilsynet.
Det er også mulig å utvide ansattgodene ved å kjøpe tilleggsforsikringer som gjør deg til en attraktiv arbeidsgiver. For eksempel helseforsikring som sikrer at ansatte kommer raskt til behandling eller reiseforsikring. Se hvilke personalforsikringer Sparebank 1 tilbyr her.
For bedrifter som er spesielt avhengige av noen bestemte personer, f.eks. daglig leder eller noen med en bestemt autorisasjon, kan kanskje nøkkelpersonforsikring (LEGG INN URL) være aktuelt. Kompanjongforsikring (LEGG INN URL) kan passe for selskapesformene Ansvarlig selskap (ANS) eller Delt ansvar (DA).
Spesielle innstillinger
Den siste fanen under Innstillinger - Lønn er Spesielle innstillinger, og må settes opp for noen bestemte typer virksomheter.
Finansskatt
Finansskatt er en egen skatt for virksomheter innenfor finansierings- og forsikringsområdet, næringshovedområde K. Denne skatten består blant annet av en ekstraskatt på 5 % av lønnsgrunnlaget.
Skatten omfatter følgende næringskoder:
- 64 Finansieringsvirksomhet
- 65 Forsikringsvirksomhet og pensjonskasser, unntatt trygdeordninger underlagt offentlig forvaltning
- 66 Tjenester tilknyttet finansierings- og forsikringsvirksomhet
Les mer om finansskatt på Skatteetaten.
Skatter og avgifter
Skatte- og avgiftsregler er en gruppe skatteregler for spesielle organisasjoner. Hvis dette er aktuelt, vil den bli tilgjengelig for denne bedriften som valg under a-meldingsinformasjon på lønnsarten. En bedrift kan aktivere flere regler, men en lønnsart kan bare kobles mot en skatte- og avgiftsregel.
Les mer om de ulike skatte- og avgiftsreglene på Skatteetaten sine nettsider:
Særskilt fradrag for sjøfolk
Nettolønn - og nettolønn for sjøfolk lengre ned på siden.
Kildeskatt på pensjoner
Skattefrie organisasjoner
Registrere den ansatte
Fyll inn arbeidsforhold etter arbeidsavtalen med den ansatte. Se veiledning for å opprette den ansatte i Sparebank 1 Regnskap. Det er lovpålagt å inngå en skriftlig arbeidsavtale. Se mer på Arbeidstilsynet og last eventuelt ned en av malene til arbeidskontrakt hvis dere har behov for det.