Før årsmøtet
Regler om hvor ofte årsmøte skal holdes, krav til innkallelse og gjennomføring av årsmøtet fremgår normalt av foreningens vedtekter. Hvert medlem har én stemme, med mindre det står noe annet i vedtektene.
Litt om årsmøtet:
- Er foreningens øverste organ hvor alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett.
- Kan ta avgjørelser i et hvert spørsmål som berører foreningen.
- Står fritt til å delegere avgjørelser til andre – for eksempel et styre.
- Kan gjøre om tidligere beslutninger i underordnede organ.
Vedtak på årsmøtet bestemmes normalt ved flertall av de som kommer på årsmøtet. Strengere flertallskrav kan gjelde ved for eksempel vedtektsendring og vedtak om avslutning og sletting av foreningen.
Hva bør du gjøre før årsmøtet?
Lag og foreninger har i utgangspunktet ikke regnskapsplikt, og står fritt til å organisere og presentere regnskapet slik de ønsker. Unntaket er idrettslag, som ifølge Norges idrettsforbund er regnskapspliktige.
Før årsmøtet anbefaler vi at regnskapet er oppdatert og gir et riktig bilde på hvordan økonomien og aktivitetene har vært siste år. God praksis er at styret behandler regnskapet før årsmøtet avholdes.
Lag og foreninger står fritt til å velge hvordan de gjør årsberetningen, med mindre det står noe i vedtektene. Vi anbefaler likevel at årsberetningen inneholder informasjon om aktiviteten, økonomien og resultatet for siste år.
Husk å sende innkalling og saksliste til medlemmene i rimelig tid før årsmøtet, gjerne 1 uke i forveien, med mindre det står noe annet i vedtektene.
Under årsmøtet
Styreleder åpner årsmøtet og ønsker velkommen.
Sørg for å telle tilstedeværende og om nødvendig sjekke hvem som er stemmeberettiget. Hvert medlem har èn stemme, med mindre det står noe annet i vedtektene.
Bestem gjerne på forhånd hvem som skal skrive protokollen. Referenten kan med fordel ha med datamaskin til møtet, slik at det blir enkelt å notere underveis.
Protokoll fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør inneholde:
- navn på laget eller foreningen som har avholdt møte
- dato og sted for årsmøtet
- opplysning om hvor mange som var til stede, eventuelt hvem som deltok
- valg av styre, med fullstendig oversikt over styrets sammensetning etter valget
- informasjon om sakene som har vært til behandling, og ikke minst hvilke vedtak som er gjort
Viktig hvis det velges nye styremedlemmer
Husk å noter fødselsnummer (11 siffer) til nye styremedlemmer da dette må meldes til Brønnøysund i samordnet registermelding. Det er tilstrekkelig at meldingen signeres av ett av de nye styremedlemmene, bli gjerne enig om hvem som signerer slik at det ikke blir liggende.
Til slutt anbefaler vi å alltid å registrere prokura eller signatur til én eller flere personer. Dette for å unngå at hele styret må signere ved avtaleinngåelser, for eksempel ved bestilling av nettbank. Den som har signaturrett har myndighet til å inngå avtale av hvilken som helst art og omfang på foreningens vegne, prokura gir kun myndighet til det som omhandler driften. Vi anbefaler å tildele prokura eller signatur på rolle (for eksempel kasserer) og ikke person. På samme måte som ved nye styremedlemmer registreres eventuell ny prokura eller signatur i samordnet registermelding.
Signering av protokollen
Årsmøteprotokollen skal underskrives av de som er valgt av årsmøtet til å skrive under. Hvis protokollen ikke kan skrives ut ved møteslutt og signeres på stedet, så avtal med de som skal undertegne når og hvor dette skal skje.
Etter årsmøtet
Er det endringer i styret, signeringsregler eller vedtekter, er det et par ting dere må huske på etter årsmøtet:
- Endringene må meldes inn til Enhetsregisteret i Brønnøysund. Husk at du må ha fødselsnummeret (11 siffer) til alle nye styremedlemmer. Disse må legges inn i samordnet registermelding i Altinn. Vi anbefaler å velge ett styremedlem fra det nye styret til å signere på samordnet registermelding.
- Dersom det er nye personer i styret som skal være administrator i nettbanken, så må dette bestilles. Det anbefales å vente til etter at det nye styret er registrert i Enhetsregisteret.
- Er det andre dere bør informere om nytt styre, for eksempel kommunen? Hvis styret er presentert på egne nettsider må dere huske å oppdatere der.
- Ved endringer i driften må kundeopplysninger i banken oppdateres.
Oppdater kundeinformasjon
Melding til Brønnøysund etter årsmøtet
– Husk å sende oppdaterte opplysninger fortest mulig til Enhetsregisteret i Brønnøysund, er oppfordringen fra vårt Bedriftssenter.
Andre tema
LOfavør Forening
Er ditt lag eller forening tilknyttet et LO-forbund? Da får dere ekstra fordeler hos oss.
