Hjelp til å komme i gang med SpareBank 1 Regnskap

Hvordan importerer jeg SAF-T-fil?

I en SAF-T fil får du tilgang til data som hovedbokskontoer, leverandører, kunder, dimensjoner og hovedbokstransaksjoner. Hvor du finner eksport av SAF-T-filen vil variere fra system til system, men som oftest ligger det under et menyvalg som heter Rapporter eller Oversikter. Filen vil komme ut i et format som kalles .xml.

Merk: Du får opp et kontrollbilde av dataene før du bekrefter at du vil importere, men den endelige importen kan ikke reverseres. Vi anbefaler derfor at du importerer til et forholdsvis tomt selskap, slik at det blir mindre å rette opp i dersom noe skulle bli feil.

1. Før du starter importen, bør du gjøre følgende i ditt forrige system:

  • Avslutte gjeldende mva-periode. Velger du å bytte system midt i en mva-periode, må du bokføre regnskapet ditt med mva-koder på nytt for den perioden det gjelder.
  • Bokføre både inngående og utgående faktura og betalinger, og koble (lukke) disse postene mot hverandre.
  • Sjekke saldobalansen. Summen av hele saldobalansen skal være null. Totalsummen av åpne poster på kunde skal stemme overens med konto 1500 i saldobalansen, og åpne poster leverandør skal stemme med konto 2400 i saldobalansen.

2. Når du er klar for å importere, gjør du dette i vårt system:

  • Start veiviseren for import. Klikk på Innstillinger i toppmenyen, velg Importsentral og SAF-T import. Klikk på Importer og følg veiviseren. Vi anbefaler å starte med det eldste året først. Her kan du se en kort video av fremgangsmåten. Hvis du skal importere flere år, er det viktig at du er konsekvent og setter hake for de samme valgene i hver import.

Før selskapet tas i bruk etter importen, er det viktig at konverterte tall avstemmes mot forrige regnskapssystem. Importen kan ikke reverseres og det er derfor viktig at eventuelle feil oppdages med det samme. Dersom det oppdages feil som ikke kan korrigeres, må du starte på nytt. Da er det en fordel at det ikke er satt opp integrasjoner og automatiserte tjenester - og at det ikke er bokførte bilag som må føres på nytt. 

Vanlige spørsmål ved import av SAF-T

Jeg har allerede tatt systemet i bruk og jeg har ført noen bilag. Kan jeg likevel importere inn SAF-T fil fra tidligere system for å få med regnskapshistorikken? 

For å importere SAF-T fil fra annet system etter at selskapet er tatt i bruk, må du påse at de bilagsnumrene som ligger i SAF-T filen ikke er bokført fra før i vårt system. SAF-T importen hopper over alle bilagsnummer som allerede finnes på aktuelt regnskapsår. Merk at en SAFT-import ikke kan reverseres.

Jeg har ikke kjørt ferdig mva-oppgjøret i forrige regnskapssystem, men ønsker å importere SAF-T filer til Unimicro. Er det mulig? Hvordan blir mva-oppgjøret da

SpareBank 1 Regnskap inkluderer ikke mva-koder fra SAF-T filen. Du kan derfor ikke kjøre mva-oppgjør i vårt system på grunnlag av mva-posteringer som ligger i SAF-T filen.

Du kan imidlertid importere SAF-T filer fra forrige system selv om mva. ikke er oppgjort, men da må mva-oppgjøret innberettes manuelt i Altinn:

  1. Du må først kjøre mva-oppgjør i forrige system, og deretter kjøre mva-oppgjør fra Unimicro for den samme terminen.
  2. Du kan legge inn mva-oppgjøret manuelt fra Unimicro som hovedmelding i Altinn, og deretter legge inn tilleggsmelding av mva-oppgjøret fra forrige system. Eventuelt kan du summere postene fra Unimicro og forrige system fra mva-oppgjøret før de legges inn i Altinn. 
  3. Godkjenn mva-oppgjøret i Unimicro.
  4. Poster mva-oppgjøret fra forrige system manuelt i Unimicro.
  5. Kontroller og avstem mva-kontoene etter bokføring.